Cuentas anuales: el calendario que ninguna SL debería improvisar
Formular, aprobar y depositar son tres actos distintos con tres plazos encadenados. Fallar el primero desplaza todos los demás.
Lo esencial
- Formular, aprobar y depositar son tres plazos encadenados: retrasar uno desplaza los siguientes.
- La legalización de libros va antes, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre.
- No depositar cierra la hoja registral de la sociedad al año, y eso bloquea casi cualquier trámite.
Los tres actos, en orden
- Formulación. El órgano de administración elabora y firma las cuentas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Para un ejercicio que cierra el 31 de diciembre, hasta el 31 de marzo.
- Aprobación. La junta general aprueba las cuentas dentro de los seis meses siguientes al cierre. Hasta el 30 de junio en el caso habitual.
- Depósito. Se presentan en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación. Si la junta se celebró el 30 de junio, hasta el 30 de julio.
Los plazos se encadenan: si la junta se celebra tarde, el depósito también llega tarde.
Qué documentos componen las cuentas
Balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Las sociedades que pueden acogerse a modelos abreviados o al modelo de pymes quedan exentas de algunos de esos estados, lo que en la práctica cubre a la mayoría de sociedades pequeñas.
Al depósito se acompañan además la certificación del acuerdo de aprobación, la propuesta de aplicación del resultado y, cuando procede, el informe de gestión y el de auditoría.
Antes: legalizar los libros
Hay un trámite previo que se olvida con frecuencia: la legalización telemática de los libros contables en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales, más los libros societarios de actas y de socios.
Qué pasa si no se deposita
Dos consecuencias, una lenta y otra inmediata:
- Cierre registral. Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin depositar, la hoja de la sociedad se cierra: no se pueden inscribir la mayoría de actos, como cambios de administrador o de domicilio. Es un bloqueo muy incómodo y que aparece siempre en el peor momento.
- Sanciones. El incumplimiento está tipificado y puede dar lugar a multa.
Además, las cuentas depositadas son públicas: bancos, clientes grandes y proveedores las consultan. Una sociedad que lleva años sin depositar transmite exactamente lo que parece.
Sociedad sin actividad
Una sociedad inactiva sigue obligada a formular, aprobar y depositar cuentas, aunque estén a cero. La inactividad no exime de las obligaciones societarias, solo reduce el trabajo de prepararlas.
Preguntas frecuentes
¿Una sociedad sin actividad tiene que depositar cuentas?
Sí. La obligación se mantiene aunque las cuentas estén a cero.
¿Se puede depositar fuera de plazo?
Sí, y conviene hacerlo cuanto antes para levantar el cierre registral, aunque el retraso pueda tener consecuencias sancionadoras.
¿Hay que auditar las cuentas?
Solo si la sociedad supera los límites que fija la ley durante dos ejercicios consecutivos, o si lo exige alguna circunstancia particular.
Esto lo calcula ContaNow por ti. Con tus facturas y tus gastos ya registrados, el borrador sale hecho y te avisa antes del vencimiento.
Ver planes desde 9,90 €Contenido divulgativo del equipo de ContaNow. No sustituye al asesoramiento profesional para un caso concreto ni a la información oficial de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.