Factura electrónica y sistemas de facturación verificables: qué está cambiando
Son dos cosas distintas que se mezclan en la misma conversación: cómo se registra tu facturación y en qué formato se envía la factura al cliente. Conviene separarlas.
Lo esencial
- Son dos normas distintas: una regula tu programa de facturación, la otra el formato de envío al cliente.
- La responsabilidad de usar un programa que cumpla es tuya, aunque el que debe cumplir sea el fabricante.
- Los plazos se han movido varias veces: confirma siempre el calendario vigente en la sede de la AEAT.
Dos normas, dos objetivos
La primera regula cómo debe comportarse tu programa de facturación: que cada factura genere un registro inalterable, encadenado con el anterior y con marca temporal, de modo que no se pueda borrar ni modificar sin dejar rastro. El objetivo declarado es dificultar el software de doble uso, el que permite llevar dos contabilidades.
La segunda regula en qué formato se envía la factura entre empresas y profesionales: un archivo estructurado que el sistema del receptor puede leer automáticamente, no un PDF adjunto. El objetivo aquí es reducir la morosidad, porque el sistema permite saber cuándo se paga efectivamente cada factura.
Se pueden cumplir por separado y en momentos distintos.
Qué implica el registro verificable
Para ti, si usas un programa que cumple, no implica cambiar de forma de trabajar. Implica que:
- Cada factura emitida genera su registro con huella y encadenamiento.
- Aparece un código en la factura que permite verificarla.
- No puedes borrar una factura: solo rectificarla.
- El programa conserva un registro de eventos.
Lo relevante es que la responsabilidad de que el programa cumpla recae en quien lo fabrica, pero la de usar un programa que cumpla es tuya. Si trabajas con hojas de cálculo o con plantillas de texto, ahí es donde hay que actuar.
Qué implica la factura electrónica entre empresas
Que tanto emisor como receptor deben poder intercambiar el archivo estructurado y comunicar los estados de la factura: aceptada, rechazada, pagada. Para un negocio pequeño, en la práctica, significa usar una herramienta que hable ese idioma por ti.
Los plazos
Ambas normas han visto modificados sus calendarios de entrada en vigor más de una vez, con fechas distintas según se trate de sociedades o de personas físicas. Por eso aquí no damos fechas: consulta el calendario vigente en la sede de la Agencia Tributaria antes de tomar decisiones basadas en un plazo concreto.
Qué hacer ahora, sin agobiarse
- Comprueba con qué facturas. Si es Word, Excel o una plantilla propia, ese es el punto a resolver.
- Pregunta a tu proveedor de software si su producto ya cumple y desde cuándo. Que te lo confirmen por escrito.
- Ordena tus series antes del cambio. Empezar con la numeración limpia ahorra problemas.
- No compres soluciones a la carrera. Ha habido bastante venta a base de miedo con estos plazos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir mandando facturas en PDF?
Al cliente particular, sí. Entre empresas y profesionales el formato estructurado es el que marca la norma, según el calendario que resulte aplicable.
¿Tengo que enviar cada factura a Hacienda en tiempo real?
Depende del modo de funcionamiento que elija el programa. Hay una modalidad de remisión y otra de conservación con registro verificable; ambas son válidas.
Uso una plantilla de Excel. ¿Es ilegal?
Hoy sigue siendo válido emitir facturas correctas por cualquier medio, pero una hoja de cálculo difícilmente cumple los requisitos de registro inalterable que exige la norma de sistemas de facturación.
Esto lo calcula ContaNow por ti. Con tus facturas y tus gastos ya registrados, el borrador sale hecho y te avisa antes del vencimiento.
Ver planes desde 9,90 €Contenido divulgativo del equipo de ContaNow. No sustituye al asesoramiento profesional para un caso concreto ni a la información oficial de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.